Як встигнути все і не впасти в осінню хандру: 5 правил тайм-менеджменту

Чи замислювались ви, скільки часу витрачаєте безцільно кожного дня? У 2021 році компанія з підвищення кваліфікацій Development Academy опитала 500 співробітників різних галузей. Результати показали, що в середньому люди втрачають 90 хвилин щодня на завдання та зустрічі, які не несуть жодної користі та не збігаються з їхніми цілями.


Сьогодні ми розкажемо про п’ять простих кроків, які описані в бестселері Девіда Аллена «Як привести справи в порядок?». Вони допоможуть тобі опанувати себе, грамотно спланувати час, розставити пріоритети й встигнути зробити все заплановане.

Девід Аллен – експерт в галузі управління особистою продуктивністю й автор всесвітньо відомої методики управління часом GTD (Getting Things Done – Привести справи в порядок – укр.). Її суть полягає в тому, що успіх будь-якої людини безпосередньо залежить від того, наскільки детально й ефективно сплановані її дії.

Автор все життя займається розробкою методів збільшення продуктивності без стресу. А його компанія навчає студентів більше ніж 70 країн світу. Скориставшись напрацюваннями та ідеями Аллена, ви зможете швидко і чітко розкласти все по поличках. 

1. Зберіть усі свої плани, завдання, ідеї в одному місці 

Записуйте будь-які питання, які вимагають вашої уваги в блокнот або замітки. При цьому список завжди повинен бути під рукою, щоб не було можливості сказати: «Додам пізніше». Якщо потрібно зробити щось незначне – краще робити це одразу. Якщо ні – записуйте. 

Наповнюючи мозок усілякими незакінченими завданнями, ми не залишаємо йому можливості для роздумів. Він завжди намагається розв’язати невирішені проблеми, а від цього пропадає концентрація. 

Photo: G-Star Raw

2. Пишіть пояснення

Розпишіть детально і зрозуміло, що означає кожен з пунктів і що ви хочете отримати в результаті. Не повинно бути завдань на зразок «Підготувати подарунки друзям на Новий рік». Розбивайте великі справи на конкретні маленькі кроки: скласти список друзів, їхніх вподобань, продумати бюджет, обрати подарунки, замовити їх, запакувати, подарувати. Зі звичайним списком завдань ми витрачаємо більше часу на розшифровку, ніж на виконання. А ще, якщо можливо делегувати – делегуйте. Просити про допомогу – нормально!

3. Визначайте пріоритети 

Розсортуйте завдання по папках: що вимагає рішення прямо зараз, що можна відкласти, а для чого потрібно звернутись до фахівців. Для кожного елемента в списку вкажіть конкретну дату і термін виконання. Якщо необхідно – додайте нагадування. Після цього у вас з’явиться впевненість, що ви точно ні про що не забудете. 

photo: G-Star Raw

4. Переглядайте регулярно свої списки й оновлюйте їх 

Зовнішні накопичувачі дозволяють мозку сконцентруватись на поточних завданнях і він починає довіряти «заміткам». Проте система працює, коли ми регулярно перечитуємо та перевіряємо список запланованих справ. Оскільки вони швидко втрачають свою актуальність, потрібно щоразу викреслювати вже виконані завдання та вписувати нові. Тому стежте, щоб у вас завжди був список конкретних дій. Тоді ви зможете не зволікаючи приступити до роботи.

photo: G-Star Raw

5. Просто робіть 

Коли все організовано, можна приступати до виконання задуманого. Вирішіть, що потрібно зробити прямо зараз і дійте, не обдумуючи. Так маленькими кроками ви реалізуєте великі проєкти.

Про тайм-менеджмент можна говорити багато, але краще почати діяти прямо зараз. Пам’ятайте: Little things make big things happen!

Авторка: Христина Петькова